Excel管理はもう限界？！
脱Excelで業務を効率化する方法とは？
＼ ぜひ一度お試しください ／
はじめに
エクセルは今や、ビジネスにおいてもっと使われているツールの1つではないでしょうか。その反面、すべての管理をExcelで行ってしまい非効率と感じている方も多いのではないでしょうか？
しかし、どのように「脱Excel」を行えばいいかもわからないと悩んでいる方も多いと思います。
この記事では、脱Excelが必要な理由とExcelを利用するメリット・デメリットについて解説します。また、脱Excelを検討するポイントや代替ツールも理解できますので、業務改善に取り組んでいる方はぜひ参考にしてください。
Excelに合った業務や管理
Excelの使用に適した主な業務は、以下のとおりです。
データ分析
レポート作成
統計分析
Excelに合っていない業務や管理
Excelには不向きな業務は、以下のとおりです。
データの蓄積
複数人での同時編集
アクセス権の管理
Excelに合った業務や管理とは？
データ作成
複雑な処理でも数値やセルを指定すれば、計算結果を出してくれる便利な機能となります。
合計数値を表示させる（SUM）、指定した単語に一致するデータの数を出すこと（COUNTIF）、特定のデータに対応する値を取り出すこと（VLOOKUP）も可能で、それらをANDやORで繋いで使用することもできます。
レポート作成
Excelは約99%の操作をキーボードのみで操作できるように作られています。その為ショートカットを多く使いこなせるかで業務スピードが大幅に変わります。
全てを覚えるのは難しいですが、コピー＆ペースト（Ctrl＋ C、V）や印刷（Ctrl＋P）、一つ前の操作に戻る（Ctrl＋Z）等は覚えておいてもいいかもしれません。
スケジュール管理
間違った値の入力を自動で規制してくれる「データの入力規則」は正しく使うことで作業効率が大幅にUPします。
1～100までの値のみ入力できるようにすることやリスト内の商材のみ入力する、日付のみ入力等、自由に規制できるため、同じデータを編集する際に使用してみてください。
Excelを使用するメリット・デメリット
幅広い目的に利用できる
データ分析・レポート作成・統計分析といった幅広い目的に柔軟に利用できます。
少し知識が必要な処理もありますが、Excel自体の知名度が高いため、ネットで検索するとすぐに答えが見つかるところも便利です。
自動でグラフを作成
表の中に数字や項目を打ち込み、グラフにするという項目を選択すれば簡単にグラフを作ることができます。 グラフの種類も多いため、非常に使い勝手のいい機能です。
同時編集ができない
共同編集機能の設定は可能ですが、使える機能に限りがあります。また、設定によっては上書き保存ができないこともあり、再度入力する手間が発生する場合があります。
アクセス権の付与不可
パスワードで展開や読み取りのみ可能にする等、規制をすることはできますが、1つ1つのファイルにそれらを設定することは時間がかかり、手間にもなります。
Excelの代替となるツールのご紹介
Excelに代わる手段となるシステムを利用することで、導入コストや操作のリテラシーなどの課題を考慮する必要があるものの、
Excelで不便と感じていた仕様や性能をカバーできます。
ツールによって機能やコストはさまざまですが、簡単にご紹介いたします。
スプレッドシート
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用することができる管理ツールとなります。Excelと同様の関数が使用でき、複数人で編集することも可能です。
また、スプレッドシートには自動保存機能がありますので、他の編集者が誤って消去したデータを「変更履歴」から復元できます。
インストール不要でスマホやタブレットからでも編集することができる為、簡単に導入することができます。
Access
Microsoft製のデータベース管理ソフトです。データベースの作成、データの追加、更新、削除などの機能を持っているため、大規模なデータでも取得がしやすく、データ分析にもとても使える機能です。
また、2GBまでのデータであれば、行・列の数に制限がないため、大規模データを使う時はAccessが便利です。
導入時に費用はかかるものの、買い切りサービスの為、比較的導入しやすいツールとなります。
楽楽販売
直感的な操作で販売管理業務を効率化できるクラウド型の販売管理ソフトです。
帳票作成や資料の送付といったルーティン業務もボタンひとつで自動化可能です。さらに、リアルタイムでの情報共有が可能となり、業務全体のスピードアップが図れます。
プログラミングなどの専門知識は必要なくカスタマイズできる為、自社専用の販売管理システムを作ることができ、効率的な自動化が実現できます。
Automation case
楽楽販売の便利な機能・自動化事例
その１🙋💬見積や請求書の送付～入金管理までの一元化
～自動計算機能で請求金額のミスや入力漏れを防止～
課題
営業担当が個別に請求書を作成・送付しており、請求対象の案件を管理できておらず、入力漏れがあっても気づくことができない。
どのお客様にいくらの請求をしているのかを管理するために、営業担当がGoogleドライブに入力しているが、記載漏れが発生し管理が難しい。
解決策
そんな属人化された業務が、平準化され、担当者でなくてもシステム上で請求データ・請求書の作成の入力漏れがなくできるようになった。
請求データが楽楽販売で一元管理できるようになると、誰が・いつ・どのお客様に・いくらの請求を行っているのかがリアルタイムで把握できるようになり、管理がとてもラクで大幅な工数削減にも繋がる。
DBリンク
データベース同士の関連付けや、複数のデータベースを跨いで1つのデータを使用できるため、データの2重入力がなくなり、元データを確認するという手間がなくなります。
その２🙋💬ペーパーレス化でDX化が実現し業務工数を大幅削減
～承認フローをシステム管理できるようになり簡素化が可能に～
課題
経費精算や勤怠以外の申請は紙で行っており、紙に印刷した申請書を回覧して承認者の押印をもらうというやり方が多い。
コロナ禍で在宅勤務への切り替えが急速に進む中、紙申請処理のためだけに担当者が出社し対応を行わなければならない状況であり、承認状況も不明。
解決策
楽楽販売で申請のワークフローを組むことで在宅勤務でも申請・承認が可能になり、楽楽販売を見るだけで進捗状況を確認することができる。
また、承認履歴や承認時のコメントがデータに残るため2重確認や確認への手間が減り、全体で月数百時間の工数削減に繋がる。
承認フロー
承認・否認・差戻がボタン一つで行え、承認履歴が残ります。
承認者がいる本社が遠く離れているような環境であっても、ワークフローシステムによって、承認フローの飛躍的な高速化が実現します。
その３🙋💬毎日数百通あったメールのやり取りを自動化し大幅な業務削減に成功
～送受信のやり取りをシステム管理することで、作業時間の削減とヒューマンエラーの防止～
課題
毎月数100社を超える協力会社との日程調整が必要で、多大な作業時間がかかり業務を逼迫している。
メールを確認・作成する件数が多く漏れや見落とし、入力ミスが発生しやすい環境である。
解決策
登録済みのデータをもとにメールの自動生成ができるようになるため、メール作成に要する時間が大幅に短縮・削減される。
登録済みのデータを使用するためデータをメールの文面に転記する必要がなく、入力ミスなどのニューマンエラーの防止にもつながる。
また、期日の管理やリマインド機能も自動で行えるため漏れなく対応ができる。
メール送信パーツ（自動処理）、メール取込み
ボタン1つで作業の内容を自動転記してメールの送信が可能となります。
また、定型のメールを解析し、自動的にデータベースに登録できます。
その４🙋💬Excel脱却で進捗管理がラクに！あらゆる手間を削減
～在庫管理や発注書などの帳票の生成、Excelで管理を行っている業務を自動化し効率的に業務を行う～
課題
在庫管理や案件管理、発注書生成など、ほとんどの業務をExcelで管理している。
複数人で触れないため効率が悪いといったことはもちろん、関数が壊れたりExcelが固まってしまうことが度々ありExcelでの管理に限界を感じている。
解決策
案件管理はもちろん、登録データをもとに発注書や請求書の作成が行える。
Excelでは毎日更新が必要だったデータでも、楽楽販売にすることで自動で更新されるため、入力・確認作業が大きく削減でき、作業時間の短縮が可能。
ファイル生成
楽楽販売に登録されたデータをExcelの雛形に自動で流し込み、帳票を作成することができます。Excelへの転記作業が不要になり、人的ミスの削減・帳票発行作業の時間短縮に繋がります。
楽楽販売の資料を
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